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Juleica von A - Z

ugendleiterincard

Alles rund um die Juleica in NRW und die Antragsstellung

Administrator_in:
Der_die Juleica-Administrator_in ist eine Person, die für einen Träger die Juleica-Anträge im System bearbeiten/genehmigen kann. Er_sie kann auch neue Träger (im Rahmen der Rechte des jeweiligen Trägers) und Benutzer_innen anlegen und die Rechte an die Benutzer_innen vergeben.

Aliasbezeichnung:
Unter „Alias“ sollten andere gängige Bezeichnungen (z.B.: Jugendzentrum = JuZ, JZ,...) für den Träger angegeben werden. Diese werden in die Ähnlichkeitssuche einbezogen und erleichtern es später dem_der Jugendleiter_in, den richtigen freien Träger zu finden.

Antragsnummer:
Die Antragsnummer ist nicht mit der späteren Juleica-Nummer zu verwechseln. Bei der Antragsnummer handelt es sich um eine laufende Nummer im System, es gibt also für jeden Antrag eine neue Nummer. Die Antragsnummer begann im alten System (jetzt Archiv) immer mit „A-…“. Mittlerweile ist es nur noch eine meist 7stellige Nummer.

Antragsstatus:
Jeder Juleica-Antrag muss verschiedene Antragsstadien durchlaufen, bevor die Juleica gedruckt und versendet werden kann. Sobald ein Status gewechselt wird, wird der_die Jugendleiter_in über diesen Statuswechsel und damit über den Stand ihres_seines Antrages informiert.

Es gibt folgende Antragsstadien:

  • Entwurf – (Eingabe begonnen) Der_die Antragsteller_in hat den Antrag noch nicht abgeschickt.
  • Abgeschickt – Jugendleiter_in hat den Antrag an den freien Träger abgeschickt. Oder…
    Jugendleiter_in hat den Antrag abgeschickt, aber den Träger nicht gefunden (Ein Antrag, bei dem kein Träger ausgewählt wurde, wurde noch nicht von der zuständigen Person übernommen.).
  • FT eingegangen – Der freie Träger (Verband/Verein/Gemeinde, für die man ehrenamtlich aktiv ist) hat dem Juleica-Antrag noch nicht zugestimmt.
  • FT genehmigt – Der freie Träger (Verband/Verein/Gemeinde) hat den Antrag genehmigt und an den öffentlichen Träger weitergeleitet.
  • ÖT eingegangen – Der Juleica-Antrag ist beim öffentlichen Träger (für den Verein/Verband/die Gemeinde zuständiges Jugendamt). Der öffentliche Träger hat dem Juleica-Antrag aber noch nicht zugestimmt.
  • ÖT genehmigt – Der öffentliche Träger hat dem Juleica-Antrag zugestimmt und ihn zum Druck freigegeben.
  • Korrektur – Freier oder öffentlicher Träger hat den Antrag „vorläufig abgelehnt“. Meist hängt dies mit einer Korrektur des zuständigen freien Trägers und dem Wunsch nach einem Nachweis der Juleica-Schulung bzw. des Erste-Hilfe-Kurse zusammen.
  • Abgelehnt – Der Juleica-Antrag wurde vom freien oder öffentlichen Träger abgelehnt, Begründung wird in einer E-Mail mitgeteilt.
  • Druck – Die Antragsdaten werden von der Druckerei abgerufen und die Karte gedruckt.
    Abgeschlossen – Die Karte wurde (meist an die_den Antragsteller_in verschickt.
    Bestätigung ausstehend – für den_die Antragsteller_in wurde vom Verein/Verband/von der Gemeinde ein Gruppenantrag gestellte. Der_die Antragsteller_in hat seine_ihre persönlichen Daten noch nicht geprüft und bestätigt.
Grafik Antragsstadien

Benutzer_in:
Ein_e Benutzer_in ist eine Person, die für einen Träger die Anträge im System bearbeiten kann. Die Benutzer_innen können Anträge prüfen und freischalten. Alle weiteren Funktionen kann nur ein_e => Administrator_in ausführen.

Export:
Mit Hilfe der Exportfunktion können sich die Träger die Daten ihrer gültigen Juleica-Anträge für die weitere Auswertung und Archivierung herunterladen. Die Daten werden im Standard-Excel-Format abgespeichert.  Zu finden ist die Exportfunktion unter Kartenanträge (graues Feld neben der Suchleiste).

Ebenen:
Die Juleica-Datenbank unterscheidet zwischen den drei föderalen Ebenen:
Landesebene (Ebene 1), Kreisebene (Ebene 2) und Ortsebene (Ebene 3).

Erinnerungsstufen:
Es gibt vier verschiedene Erinnerungsstufen (gelb (Stufe 1), orange (Stufe 2) und rot (Stufe 3)). Wenn ein Antrag zu lange unbearbeitet bleibt, wird der Antrag in die nächsthöhere Erinnerungsstufe verschoben (hinter der Stufe werden immer die Anzahl der Tage angegeben, wie lange der Antrag schon zur Bearbeitung in der Juleica-Datenbank liegt.
Gleichzeitig werden Erinnerungs-E-Mails an die betreffenden Träger und an den_die Jugendleiter_in versandt. In den Erinnerungsstufen wird der öffentliche Träger ebenfalls „erinnert“, wenn der freie Träger (Verein/Verband/Gemeinde) zweimal nicht reagiert hat.

Freier Träger, Abkürzung im System (FT):
Der Träger, für den der_die Jugendleiter_in ehrenamtlich tätig ist. Dies kann sowohl ein freier Träger (z.B. Jugendverband, Jugendinitiative o.ä.) als auch ein öffentlicher Träger (z.B. Jugendtreff des Jugendamtes) sein.

Gemeindekennzahl/Gemeindeschlüssel (GKZ):
Jede Gemeinde in Deutschland verfügt über eine eigene Gemeindekennzahl. Diese setzt sich aus acht Ziffern zusammen. Die ersten beiden Ziffern bezeichnen das jeweilige Bundesland (05 für NRW), die nächste Ziffer den Regierungsbezirk, dann folgen zwei Ziffern für den jeweiligen Kreis beziehungsweise die kreisfreie Stadt und die letzten drei Ziffern stehen für die jeweilige Gemeinde beziehungsweise den Ort.

Gruppenantrag:
Jeder Träger hat die Möglichkeit, über die Gruppenantragsfunktion der Juleica-Datenbank für die Jugendleiter_innen die Anträge zu stellen. Hier ist allerdings im Nachhinein eine Bestätigung der persönlichen Daten durch den_die Antragsteller_in unbedingt erforderlich.

Juleica-Nummer:
Die Juleica-Nummer besteht aus zwölf Ziffern. Die ersten acht Ziffern geben die jeweilige => GKZ an, die folgenden vier sind eine laufende Nummerierung. Alle Juleica-Nummern in NRW beginnen daher mit 05.

Öffentlicher Träger, Abkürzung im System (ÖT):
Häufig ist das Jugendamt der öffentliche Träger. Alternativ kann die Aufgaben des öffentlichen Trägers im Juleica-Antragsverfahren auch ein freier Träger (z.B. Jugendring) wahrnehmen, der vom öffentlichen Träger damit betraut wurde.

Jugendleiter_in:
Der_die Jugendleiter_in ist Antragsteller_in im Juleica-Antragsverfahren.

Kombinierter Träger, Abkürzung im System (KT):
Öffentliche Träger, die selbst auch als freier Träger fungieren, können als „kombinierte Träger” angelegt werden. In diesem Fall werden die Juleica-Anträge nur durch einen Träger bearbeitet und freigeschaltet.

Landeskoordinierungsstelle Juleica:
Dies ist die zentrale Ansprechstelle zur Juleica in NRW. Sie ist beim Landesjugendring NRW e.V. angesiedelt. Die Landeskoordinierungsstelle kümmert sich um Fragen rund um die Juleica in NRW und ist auch zuständig für Fragen zum Antragsverfahren.

Trägererfassung in Nordrhein-Westfalen
Die Trägererfassung erfolgt zunächst auf Landesebene. D.h. die Landeskoordinierungsstelle erfasst die Landesverbände (sofern diese vorhanden sind). Anschließend werden die örtlichen Untergliederungen von ihren jeweiligen Trägern auf Landesebene erfasst. Für die Jugendverbände übernimmt der Landesjugendring NRW die Erfassung auf Landesebene, die örtlichen Untergliederungen werden dann von den Jugendverbänden angelegt.
Alle weiteren öffentlichen und freien Träger werden von den Jugendämtern erfasst. Die zentrale Erfassung wird von den beiden Landesjugendämtern übernommen.
-> Schaubild

Untergeordnete Träger:
Die Bezeichnung „Untergeordnete Träger“ steht lediglich für eine technische „Unterordnung“ im Sinne der Ebenen in der Juleica-Datenbank und hat nichts mit der tatsächlichen Verantwortung, Unabhängigkeit und Selbstständigkeit des jeweiligen Trägers zu tun.

Zuständig im Vorstand

Jens Lübbe

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Ihre Ansprechpartnerinnen

Kerstin Kutzner
Referentin Engagementförderung
Politische Weiterentwicklung Juleica
Fragen zur Qualifikation und Schulung

Telefon: 0211 49 76 66-16
Mobil: 0176 47 75 07 97
E-Mail: kutzner(at)ljr-nrw.de
Bürozeiten: Montag – Donnerstag

 

Cornelia Naami
Sachbearbeitung Juleica
Antragstellung und Vergünstigungen

Telefon: 0211 49 76 66-15
Mobil: 0176 43 68 44 73
E-Mail: naami(at)ljr-nrw.de
Bürozeiten: Montag – Freitag

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