Juleica von A - Z

Benutzer_in:
Ein_e Benutzer_in ist eine Person, die für einen Träger die Anträge im System bearbeiten kann. Die Benutzer_innen können Anträge prüfen und freischalten. Alle weiteren Funktionen kann nur ein_e => Administrator_in ausführen.

Export:
Mit Hilfe der Exportfunktion können sich die Träger die Daten ihrer gültigen Juleica-Anträge für die weitere Auswertung und Archivierung herunterladen. Die Daten werden im Standard-Excel-Format abgespeichert.  Zu finden ist die Exportfunktion unter Kartenanträge (graues Feld neben der Suchleiste).

Ebenen:
Die Juleica-Datenbank unterscheidet zwischen den drei föderalen Ebenen:
Landesebene (Ebene 1), Kreisebene (Ebene 2) und Ortsebene (Ebene 3).

Erinnerungsstufen:
Es gibt vier verschiedene Erinnerungsstufen (gelb (Stufe 1), orange (Stufe 2) und rot (Stufe 3)). Wenn ein Antrag zu lange unbearbeitet bleibt, wird der Antrag in die nächsthöhere Erinnerungsstufe verschoben (hinter der Stufe werden immer die Anzahl der Tage angegeben, wie lange der Antrag schon zur Bearbeitung in der Juleica-Datenbank liegt.
Gleichzeitig werden Erinnerungs-E-Mails an die betreffenden Träger und an den_die Jugendleiter_in versandt. In den Erinnerungsstufen wird der öffentliche Träger ebenfalls „erinnert“, wenn der freie Träger (Verein/Verband/Gemeinde) zweimal nicht reagiert hat.

Freier Träger, Abkürzung im System (FT):
Der Träger, für den der_die Jugendleiter_in ehrenamtlich tätig ist. Dies kann sowohl ein freier Träger (z.B. Jugendverband, Jugendinitiative o.ä.) als auch ein öffentlicher Träger (z.B. Jugendtreff des Jugendamtes) sein.

Gemeindekennzahl/Gemeindeschlüssel (GKZ):
Jede Gemeinde in Deutschland verfügt über eine eigene Gemeindekennzahl. Diese setzt sich aus acht Ziffern zusammen. Die ersten beiden Ziffern bezeichnen das jeweilige Bundesland (05 für NRW), die nächste Ziffer den Regierungsbezirk, dann folgen zwei Ziffern für den jeweiligen Kreis beziehungsweise die kreisfreie Stadt und die letzten drei Ziffern stehen für die jeweilige Gemeinde beziehungsweise den Ort.

Gruppenantrag:
Jeder Träger hat die Möglichkeit, über die Gruppenantragsfunktion der Juleica-Datenbank für die Jugendleiter_innen die Anträge zu stellen. Hier ist allerdings im Nachhinein eine Bestätigung der persönlichen Daten durch den_die Antragsteller_in unbedingt erforderlich.

Juleica-Nummer:
Die Juleica-Nummer besteht aus zwölf Ziffern. Die ersten acht Ziffern geben die jeweilige => GKZ an, die folgenden vier sind eine laufende Nummerierung. Alle Juleica-Nummern in NRW beginnen daher mit 05.

Öffentlicher Träger, Abkürzung im System (ÖT):
Häufig ist das Jugendamt der öffentliche Träger. Alternativ kann die Aufgaben des öffentlichen Trägers im Juleica-Antragsverfahren auch ein freier Träger (z.B. Jugendring) wahrnehmen, der vom öffentlichen Träger damit betraut wurde.

Jugendleiter_in:
Der_die Jugendleiter_in ist Antragsteller_in im Juleica-Antragsverfahren.

Kombinierter Träger, Abkürzung im System (KT):
Öffentliche Träger, die selbst auch als freier Träger fungieren, können als „kombinierte Träger” angelegt werden. In diesem Fall werden die Juleica-Anträge nur durch einen Träger bearbeitet und freigeschaltet.

Landeskoordinierungsstelle Juleica:
Dies ist die zentrale Ansprechstelle zur Juleica in NRW. Sie ist beim Landesjugendring NRW e.V. angesiedelt. Die Landeskoordinierungsstelle kümmert sich um Fragen rund um die Juleica in NRW und ist auch zuständig für Fragen zum Antragsverfahren.

Trägererfassung in Nordrhein-Westfalen
Die Trägererfassung erfolgt zunächst auf Landesebene. D.h. die Landeskoordinierungsstelle erfasst die Landesverbände (sofern diese vorhanden sind). Anschließend werden die örtlichen Untergliederungen von ihren jeweiligen Trägern auf Landesebene erfasst. Für die Jugendverbände übernimmt der Landesjugendring NRW die Erfassung auf Landesebene, die örtlichen Untergliederungen werden dann von den Jugendverbänden angelegt.
Alle weiteren öffentlichen und freien Träger werden von den Jugendämtern erfasst. Die zentrale Erfassung wird von den beiden Landesjugendämtern übernommen.
-> Schaubild

Untergeordnete Träger:
Die Bezeichnung „Untergeordnete Träger“ steht lediglich für eine technische „Unterordnung“ im Sinne der Ebenen in der Juleica-Datenbank und hat nichts mit der tatsächlichen Verantwortung, Unabhängigkeit und Selbstständigkeit des jeweiligen Trägers zu tun.